Управлять печатью

Решение по эффективному управлению печатью в больших и средних компаниях основывается на трех "китах": оптимизация копировально-множительной инфраструктуры, управление печатной средой и оптимизация бизнесс-процессов компании.

Ключевые выгоды от внедрения решения по управлению печатью очевидны - это сокращение операционных издержек, минимизация простоев, прозрачные закупки, освобождение ИТ персонала заказчика для важных проектов компании, предсказуемость расходов на печать, снижение рисков, связанных с потерей конфиденциальной информации.

Отзывы компаний, внедривших решение по управлению печатью, показывают, что оптимизация копировально-множительной инфраструктуры дает снижение объема реальной печати до 70%, сокращение затрат на оборудование и расходные материалы до 30%, сокращение энергопотребления энергии вследствие использования принтеров HP LaserJet до 50%. Также оптимизация принтерного парка помогает высвободить дополнительную квадратуру офисного пространства. Управление печатной средой обеспечивает прозрачность процесса обеспечения расходными материалами, бесперебойное функционирование печатных устройств, сокращение энергопотребления и годового потребления бумаги за счет применения програмных продуктов НР. В среднем, управление печатной средой помогает сэкономить до 30% денежных средств, затрачиваемых обычно на процессы закупки и технической поддержки. Выгоды от оптимизации делопроизводства и бизнес-процессов каждая компания оценивает по-своему. Важнейшим профитом в современной среде является снижение рисков утери конфиденциальных данных. При разработке проекта управления печатью специалисты НР рекомендуют специальные программные продукты, которые обеспечивают безопасность печати, прослеживаемость активности пользователей печатной системы, возможность разделить затраты на печать по различным рабочим группам и т.д. НР предлагает широкий спектр программных продуктов по печати, как говорится, "на все случаи жизни".

Управление печатью является инновационным сегментом на рынке ИТ сервисов. По данным Gartner, Magic Quadrant for Managed Print Services, Worldwide за 24 октября 2012 г., в секторе лидеров данной отрасли всего 4 вендора: НР, Xerox, Lexmark, Ricoh. НР является признанным лидером в области управления печатью, как на глобальном, так и на местном уровне. Компания HP является единственным поставщиком устройств печати и обработки изображения, которая на протяжении 15 лет завоевывала награду "Reader's Choice" по результатам ежегодного исследования удовлетворенности читателей журнала PC Magazine. Выгоды от услуг управления печатью уже оценили такие компании, как Swiss Post, L'Oreal, DHL, Deutsche Bank, HSBC и др. В ближайшее время в Казахстане также произойдет внедрение решения по управлению печати в компаниях сырьевого и банковского секторов. Отрадно, что наши компании, независимо от формы собственности и состава управления, активно интересуются и понимают выгоды от проекта по управлению печати.

По данным ALL Associates Group затраты компаний на печать варьируются от области промышленности, но в среднем составляют 6.1% от дохода компании.

Рассмотрим выгоды от внедрения проекта по управлению печатью более детально:

1. Сокращение времени и ресурсов, необходимых для управления устройствами. 15% рабочего времени специалисты ИТ-отделов тратят на решение проблем печати. В среднестатистической компании, вследствие отсутствия единой стратегии закупа техники, парк копировально-множительных аппаратов в большинстве случаев представлен моделями 6 различных производителей, до 80 различных наименований, чаще всего однофункциональными устройствами. Управление такой "многослойной" печатной инфраструктурой становится головной болью для ИТ персонала, отдела закупок, т.к. случается, что на эксплуатируемую модель либо не достать запчасти или расходные материалы, либо надо ждать месяцами. Также, из-за того, что устройства в таких инфраструктурах однофункциональные, часто происходит дублирование функциональности на рабочих местах. После оптимизации копировально-множительной инфраструктуры компания получает гармонизированный парк современных устройств, на которые НР обязуется предоставлять сервисную и гарантийную поддержку в течение всего срока сотрудничества. Парк представлен многофункциональными, современными устройствами 5-6 моделей одного вендора, количество устройств в новом парке пропорционально реальным потребностям компании. Сокращение количества устройств приводит к высвобождению офисной квадратуры. Также компании не нужно планировать дополнительные складские площади для хранения расходных материалов, ведь НР обеспечивает проактивный мониторинг состояния принтерной техники и поставку расходных материалов и запчастей на сайт заказчика по мере необходимости. Немаловажным положительным фактором является также то, что компании не нужно нести затраты по амортизации устройств.

2. Повышение производительности при сокращении операционных затрат. Благодаря объединению операций печати, копирования, факсимильной связи, сканирования и отправки в цифровом виде (сканирование в электронную почту, папку и т.д.) в одном устройстве, многофункциональные устройства обеспечивают работникам доступ по сети ко всем функциям, которые необходимы для эффективного и рационального управления цифровыми и бумажными документами. Используя функционал нового парка и предлагаемых программных продуктов на полную мощность, компания может успешно интегрировать решение по управлению печатной средой в свои бизнес-процессы и достичь максимальной производительности операций. Сместив приоритеты в документообороте в сторону оцифровки данных, компания также может сэкономить на хранении и архивировании данных на бумажных носителях. Для компаний, которые не могут полностью отказаться от бумажного документооборота, НР предлагает большой портфель копировально-множительных устройств различного функционала и гарантирует высокое качество отпечатков при условии использования оригинальных картриджей и комплектующих. Многофункциональные принтеры HP LaserJet и Color LaserJet оснащены передовыми технологиями обработки изображений и обеспечивают постоянное высокое качество высокоскоростной печати и высокую производительность, которая часто превосходит производительность продукции компаний-конкурентов, которые громко заявляют о более высоких технических характеристиках своей продукции. Это объясняется тем, что в большинстве случаев многофункциональные принтеры HP LaserJet и Color LaserJet разработаны с целью обеспечения наилучшего качества печати при полноскоростной работе. Многие устройства компаний-конкурентов значительно снижают скорость работы при выборе режима высокого качества печати. Это происходит из-за ряда проблем, таких как задержка работы средств форматирования или использование твердых красителей.

3. Бесперебойное функционирование печатной техники и процессы обеспечения. Не секрет, что руководители многих компаний настороженно относятся к затратам на расходные материалы и комплектующие. Согласование бюджетов на закупку расходных материалов и комплектующих часто превращается в битву. Решение по управлению печатью снимает и эту головную боль. НР гарантирует проактивный мониторинг состояния принтерной техники, своевременные поставки расходных материалов, техническое обслуживание и устранение неполадок без дополнительной оплаты. НР поставляет только оригинальные расходные материалы и комплектующие, что продлевает срок эксплуатации принтерной техники.

4. Контроль и безопасность печати. В условиях кризиса многие компании начали задумываться, а действительно ли текущий объем печати необходим для бизнес-нужд компании? А не распечатывают ли сотрудники компаний личные документы, фотографии? Анализ показателей компаний после внедрения решения по управлению печатью показывает сокращение объемов печати минимум на 30%. Следовательно, в неуправляемой печатной среде 3 из 10 страниц - лишние. Это могут быть документы, которые "забываются" в лотках принтеров или личные документы сотрудников компании. Программные продукты НР позволяют настроить политики печати на максимально-экономичный режим печати. Одним из вариантов может быть принудительная дуплексная печать, запрет на цветную печать, распечатка документа только после идентификации пользователя непосредственно на печатном устройстве. Также программные продукты НР производят точную идентификацию и распределение затрат на рабочие группы, обеспечивают снижение рисков утери конфиденциальных данных, защиту данных как в цифровом, так и в бумажном формате.

5. Возможности повышения рентабельности инвестиций. Недавние исследования деятельности крупных организаций, проведенные компанией IDC, показали, что организация может снизить общую стоимость владения на 41%, если оптимизирует свою инфраструктуру печати и обработки изображений. HP обладает портфелем продуктов и решений в области печати, достаточно полным для того, чтобы предложить своим заказчикам оптимальное решение по управлению печати. Таким образом, стратегия сбалансированного оснащения компании HP способствует оптимизации использования активов, максимальной рентабельности инвестиций и сокращению общей стоимости владения.

Итак, как вы видите, компания HP является экспертом в области управления печатью и знает, как поставить технологии на службу компании.